Datenschutz für Mieter

Sehr geehrte Mieterin, sehr geehrter Mieter, im Rahmen der Verwaltung Ihrer Wohneinheit durch die Inoovion GmbH verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten. Da wir als moderne Hausverwaltung auf digitale Prozesse und effiziente Softwarelösungen setzen, ist uns Transparenz über den Schutz Ihrer Daten besonders wichtig. Nachfolgend informieren wir Sie allgemein über die Datenverarbeitung und Ihre Rechte.

Verantwortlich im Sinne der DSGVO ist der Eigentümer/Vermieter Ihrer Immobilie, vertreten durch die beauftragte Hausverwaltung: Inoovion GmbH<br />
Struthweg 19
99826 Bischofroda
Deutschland

Vertreten durch die Geschäftsführer:
Tom Kinne
Till Krüger

Kontakt
Telefon: +49 3692 4489238
E-Mail: info@inoovion.com

Soweit wir Ihre Daten nicht direkt bei Ihnen erheben, erhalten wir diese im Rahmen der Verwaltungsübernahme vom Voreigentümer oder der vorherigen Hausverwaltung. Wir verarbeiten dabei folgende Kategorien von Daten:
Stammdaten (z. B. Name, Geburtsdatum).
Kontaktdaten (z. B. E-Mail, Telefonnummer, Anschrift).
Vertragsdaten (z. B. Mietobjekt, Mietdauer, Konditionen, Kautionsdaten).
Abrechnungs- und Zahlungsdaten (z. B. Bankverbindung, Zahlungshistorie, Verbrauchsdaten für Heizung/Wasser).

Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich auf gesetzlicher Grundlage:

Zur Erfüllung des Mietvertrages (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Für die gesamte kaufmännische und technische Verwaltung, Abrechnung und Kommunikation.

Aufgrund gesetzlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Z. B. Steuergesetze, Meldegesetze oder Vorgaben zur Heizkostenabrechnung.

Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Für die effiziente digitale Verwaltung, IT-Sicherheit, Werterhaltung der Immobilie und Durchsetzung rechtlicher Ansprüche.

Sofern wir Ihnen die Kommunikation über WhatsApp anbieten und Sie diesen Kommunikationsweg nutzen, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zur Bearbeitung organisatorischer Anliegen, zur Terminabstimmung, zur Bearbeitung von Service- und Verwaltungsanliegen sowie zur Kommunikation im Rahmen des Mietverhältnisses. Die Nutzung von WhatsApp ist freiwillig. Sie können uns jederzeit auch per E-Mail, telefonisch, postalisch oder über andere von uns bereitgestellte Kontaktwege erreichen.

Verarbeitete Daten: Mobilfunknummer, Profilname und Profilbild, soweit von Ihnen freigegeben, Nachrichteninhalte, Sprachnachrichten sowie übermittelte Fotos, Videos, Dokumente und sonstige Dateien, Datum und Uhrzeit der Kommunikation sowie sonstige Angaben, die Sie uns im Rahmen der Kommunikation mitteilen.

Rechtsgrundlage: Soweit die Kommunikation zur Durchführung des Mietverhältnisses oder vorvertraglicher Maßnahmen erfolgt, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit die Kommunikation nicht unmittelbar vertragsbezogen ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer schnellen, effizienten und niedrigschwelligen Kommunikation sowie in der Dokumentation geschäftlicher Vorgänge.

Anbieter: Für die Bereitstellung des Messengerdienstes in der europäischen Region ist die WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland, verantwortlich. Weitere Informationen finden Sie unter:

• Datenschutzerklärung: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea
• WhatsApp Business Terms: https://www.whatsapp.com/legal/business-terms
• WhatsApp Data Processing Terms: https://www.whatsapp.com/legal/business-data-processing-terms
• WhatsApp Business Data Transfer Addendum: https://www.whatsapp.com/legal/business-data-transfer-addendum
• WhatsApp LLC Data Privacy Framework Disclosure: https://www.whatsapp.com/legal/data-privacy-framework

Datenschutzrechtliche Einordnung: Nach den WhatsApp Business Terms und den WhatsApp Data Processing Terms verarbeitet WhatsApp personenbezogene Daten aus Kundendaten im Rahmen der Business Services grundsätzlich in unserem Auftrag. Unabhängig davon verarbeitet WhatsApp beziehungsweise Meta nach der eigenen Datenschutzerklärung bestimmte Nutzungs-, Geräte- und Metadaten auch in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung.

Wichtiger Sicherheitshinweis: WhatsApp stellt für Nachrichteninhalte grundsätzlich eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bereit. Gleichwohl können Meta beziehungsweise WhatsApp insbesondere Metadaten der Kommunikation verarbeiten. Zudem weist WhatsApp darauf hin, dass Inhalte von Nachrichten an Unternehmen innerhalb des jeweiligen Unternehmens mehreren berechtigten Personen zugänglich sein können. Bitte übermitteln Sie über WhatsApp keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO und keine sonstigen vertraulichen Informationen wie Ausweisdaten, Bankverbindungen oder Zugangsdaten.

Drittlandtransfer: Eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere in den USA, kann nicht ausgeschlossen werden. Nach den offiziellen WhatsApp-Unterlagen stützt WhatsApp Ireland Übermittlungen an WhatsApp LLC und Meta Platforms, Inc. auf das EU-US Data Privacy Framework sowie ergänzend auf weitere anerkannte Transfermechanismen, insbesondere Standardvertragsklauseln.

Speicherdauer: Wir speichern WhatsApp-Kommunikation nur soweit dies zur Bearbeitung Ihres Anliegens, zur Dokumentation geschäftlicher Vorgänge oder zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist. Soweit die Kommunikation für die Dokumentation von Geschäftsvorgängen, Mängelanzeigen, Instandsetzungen oder sonstigen verwaltungsbezogenen Vorgängen erforderlich ist, kann die Speicherung für die Dauer des Mietverhältnisses und darüber hinaus im Rahmen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten oder berechtigter Beweisinteressen erfolgen.

Um Verwaltungsprozesse zu beschleunigen und Fehler zu vermeiden, setzen wir spezialisierte Softwarelösungen und moderne IT-Infrastruktur ein.

Kategorien der eingesetzten Technik: Wir nutzen Cloud-basierte Verwaltungssysteme, Datenbanken, Kommunikationsplattformen und Dokumentenmanagementsysteme.

KI-Unterstützung: Wir setzen teilweise Technologien ein, die auf Künstlicher Intelligenz basieren (z. B. zur automatisierten Erfassung von Belegen, Klassifizierung von Posteingängen oder als Formulierungshilfe).

Schutzhinweis: Wir stellen sicher, dass durch den Einsatz von KI keine vollautomatisierte Entscheidung im Einzelfall getroffen wird, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet (gemäß Art. 22 DSGVO). Wesentliche Entscheidungen unterliegen immer der Prüfung durch unsere Mitarbeiter.

Ihre Daten werden vertraulich behandelt. Eine Weitergabe erfolgt nur an:

Externe Dienstleister: Handwerksbetriebe, Messdienstleister (Ablesung), Banken, Versicherungen oder Berater (Steuerberater/Anwälte), soweit dies zur Aufgabenfüllung nötig ist.

IT-Auftragsverarbeiter: Anbieter von Software, Hosting, Cloud-Speicher und IT-Wartung, die wir sorgfältig ausgewählt und vertraglich zur Weisungsgebundenheit verpflichtet haben (Art. 28 DSGVO).

Hinweis zur Datenverarbeitung außerhalb der EU: Da wir moderne IT-Dienste und Cloud-Software nutzen, können Daten technisch bedingt auf Servern verarbeitet werden, die sich außerhalb der Europäischen Union befinden (sogenannte Drittländer, z. B. USA) oder von Unternehmen mit Sitz in Drittländern betrieben werden. Wir stellen sicher, dass hierbei das europäische Datenschutzniveau gewahrt bleibt. Dies erfolgt entweder auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission (wie z. B. dem EU-US Data Privacy Framework) oder durch den Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln (Standard Contractual Clauses) mit den jeweiligen Anbietern.

Wir speichern Ihre Daten für die Dauer des Mietverhältnisses. Nach Vertragsende werden die Daten archiviert, solange gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen (i. d. R. 10 Jahre gemäß Abgabenordnung). Nach Ablauf aller Fristen werden die Daten gelöscht.

Die Bereitstellung der Daten ist vertraglich bzw. gesetzlich erforderlich. Ohne diese Daten ist eine ordnungsgemäße Verwaltung Ihres Mietverhältnisses nicht möglich.

Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO). Bitte wenden Sie sich hierfür an die oben genannten Kontaktdaten.

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten rechtswidrig erfolgt.