Mietverwaltung Aufgaben: Was übernimmt sie?

Wer ein Mietshaus besitzt und eine Hausverwaltung beauftragt, will Arbeit abgeben und trotzdem verstehen, ob das Objekt richtig betreut wird. Genau dort entstehen die wichtigen Fragen: Welche Aufgaben übernimmt eine Mietverwaltung wirklich? Was gehört zum normalen Leistungsumfang? Und wo entscheidet am Ende der Verwaltervertrag? In diesem Artikel ordnen wir die Aufgaben einer Mietverwaltung so ein, dass Sie Angebote, Zuständigkeiten und Sonderleistungen besser prüfen können.

Was eine Mietverwaltung übernimmt

Eine Mietverwaltung übernimmt die laufende Verwaltung vermieteter Einheiten aus Eigentümersicht. In diesem Artikel geht es vor allem um vermietete Häuser und Mehrfamilienhäuser. Es geht also nicht um eine einzelne Wohnung, sondern um das Objekt als Ganzes: Mieten, Mieterkommunikation, Technik, Unterlagen, Abrechnung und die wirtschaftliche Entwicklung des Hauses.

Für Eigentümer ist dieser Unterschied wichtig, weil ein Mietshaus im Alltag viele parallele Themen erzeugt. Mieter zahlen, melden Schäden, stellen Fragen oder ziehen aus. Gleichzeitig laufen Verträge mit Dienstleistern, Abrechnungsfristen, Kautionen und technische Maßnahmen.

Eine gute Mietverwaltung bringt diese Themen zusammen. Sie übernimmt laufende Arbeit und bindet den Eigentümer dort ein, wo eine Entscheidung, Freigabe oder strategische Einordnung nötig ist.

Dieser Artikel ist deshalb enger gefasst als unser allgemeiner Beitrag zu den Aufgaben einer Hausverwaltung. Dort geht es um Hausverwaltung über mehrere Verwaltungsarten hinweg. Hier geht es um Mietverwaltung im vermieteten Haus und Mehrfamilienhaus.

Der Unterschied zur WEG-Verwaltung

Die WEG-Verwaltung kümmert sich um das Gemeinschaftseigentum mehrerer Wohnungseigentümer und um die Organisation der Eigentümergemeinschaft.

Die Mietverwaltung arbeitet dagegen für den Eigentümer eines vermieteten Hauses. Im Mittelpunkt stehen die Mietverhältnisse, die laufenden Objektgelder, die technische Betreuung und die Frage, wie das Objekt wirtschaftlich betreut wird.

Die Sondereigentumsverwaltung liegt dazwischen. Sie betrifft meistens eine einzelne vermietete Wohnung innerhalb einer WEG. Dann gibt es zwei Ebenen: Die WEG-Verwaltung betreut das Gemeinschaftseigentum, die Sondereigentumsverwaltung betreut die vermietete Wohnung des einzelnen Eigentümers.

Welche Aufgaben zur Mietverwaltung gehören

Die Aufgaben einer Mietverwaltung lassen sich am besten über die Bereiche prüfen, die auch im Verwaltervertrag auftauchen: kaufmännische Verwaltung, Mieterkommunikation, technische Betreuung, Buchhaltung und Unterlagen.

Diese Einteilung hilft aber nur, wenn sie konkret genug ist. Eigentümer sollten verstehen, welche Arbeiten wirklich zur laufenden Verwaltung gehören und welche Leistungen meistens nicht als Grundleistung enthalten sind. Genau dort entstehen später oft Zusatzkosten.

Mieten, Zahlungen und Forderungen

In der kaufmännischen Verwaltung geht es zuerst um den Zahlungsverkehr des Mietshauses. Die Verwaltung muss Mieten, Vorauszahlungen, offene Forderungen und Objektzahlungen so bearbeiten, dass der Eigentümer den Überblick behält.

• Mieten, Betriebskostenvorauszahlungen und vereinbarte Nebenentgelte einziehen
• Zahlungseingänge laufend kontrollieren
• offene Forderungen überwachen
• Zahlungserinnerungen und Mahnungen außergerichtlich bearbeiten
• Rechnungen aus verfügbaren Objektmitteln bezahlen
• Mietüberschüsse an den Eigentümer ausschütten
• Auswertungen zu Mieteinnahmen, Rückständen und Zahlungen im Portal bereitstellen

Aus den laufenden Zahlungen entsteht später die Betriebskostenabrechnung. Dafür muss die Verwaltung Vorauszahlungen, Belege und Abrechnungszeiträume schon während des Jahres im Blick behalten. Bei Wohnraum muss die Abrechnung dem Mieter grundsätzlich spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Rechtsgrundlage ist § 556 BGB.

Bei Inoovion versuchen wir, Abrechnungen deutlich früher fertigzustellen, häufig bis Ende August. Das klappt in vielen Objekten. Voraussetzung ist aber, dass alle Unterlagen vorliegen, Dienstleister rechtzeitig abrechnen und das Objekt nicht erst kurz vorher übernommen wurde.

Kautionen und Fremdgeld

Kautionen sind ein eigener Prüfpunkt, weil hier fremdes Geld verwaltet wird. Bei Wohnraum darf die Kaution höchstens drei Monatsmieten ohne Betriebskosten betragen und muss getrennt vom Vermögen des Vermieters angelegt werden. Rechtsgrundlage ist § 551 BGB.

Die Mietverwaltung übernimmt dafür diese Aufgaben:

• Mietsicherheiten erfassen
• Kautionen getrennt vom Vermögen des Verwalters verwalten
• Verzinsung und Nachweise dokumentieren
• Fremdgeldkonten für das Objekt verwalten
• objektbezogene Zahlungen nachvollziehbar zuordnen

Mieterkommunikation und Mietverträge

Die Verwaltung ist im Mietalltag der Ansprechpartner für Mieter. Sie nimmt Anliegen entgegen, bearbeitet Meldungen und sorgt dafür, dass Informationen nicht beim Eigentümer hängen bleiben.

• Mieteranfragen entgegennehmen und beantworten
• Reklamationen, Kündigungen und Mängelanzeigen bearbeiten
• Stammdaten der Mieter pflegen
• Hausordnung erstellen und auf die Einhaltung achten
• Abmahnungen bei Verstößen aussprechen
• Mieterhöhungen prüfen, vorbereiten und umsetzen
• Fristen und Erhöhungspotenziale überwachen
• Unterlagen im Mieterportal bereitstellen

Der Punkt Mieterhöhungen sollte im Vertrag gesondert geprüft werden. Manche Hausverwaltungen prüfen Mieterhöhungen nicht laufend oder berechnen sie als Sonderleistung. Bei Inoovion ist die laufende Prüfung von Mietpotenzialen für Kapitalanleger Teil der Grundleistung.

Neuvermietung und Mieterwechsel

Mieterwechsel erzeugen mehr Arbeit, als viele Eigentümer im ersten Moment erwarten. Deshalb sollte im Vertrag stehen, ob Neuvermietung, Wohnungsabnahme und Übergabe zur laufenden Grundverwaltung gehören oder gesondert beauftragt werden.

• Mietersuche und Bonitätsprüfung übernehmen, wenn beauftragt
• Mietverträge vorbereiten oder bereitstellen
• Wohnungsabnahmen und Übergaben organisieren
• Übergabeprotokolle erstellen oder prüfen
• Zählerstände und Schlüssel dokumentieren
• Kautionsabrechnung beim Auszug vorbereiten

Technische Betreuung

Zur technischen Betreuung gehören Dienstleister, Wartung, Instandhaltung, Versicherungsthemen und Objektkontrolle. Hier zeigt sich besonders deutlich, ob der Verwaltervertrag praktikabel ist.

• Dienstleistungs- und Wartungsverträge betreuen
• Leistungen von Dienstleistern sachlich und rechnerisch prüfen
• Instandhaltungsmaßnahmen innerhalb der vereinbarten Freigrenze beauftragen
• bei Gefahr im Verzug sofortige Maßnahmen zur Schadensvermeidung beauftragen
• Versicherungsfälle aufnehmen und die Abwicklung vorbereiten
• qualifizierte Drittunternehmen auswählen, einweisen und koordinieren
• Verkehrssicherungspflichten organisatorisch absichern
• Dienstleister über digitale Nachweise kontrollieren
• einmal jährlich eine Objektbegehung organisieren
• Ergebnisse der Begehung im Portal dokumentieren

Buchhaltung und Eigentümerportal

Zur Mietverwaltung gehört auch, dass Eigentümer Zahlen, Unterlagen und Belege später wiederfinden. Das ist für laufende Abrechnungen wichtig, aber auch für Steuerberater, Objektprüfung und einen späteren Verwaltungswechsel.

• objektbezogene Einnahmen- und Ausgabenrechnung erstellen
• Belege digital und strukturiert ablegen
• Gesamtabrechnung je Objekt und Mieteinheit erstellen
• steuerlich relevante Daten in der Abrechnung ausweisen
• bei Vertragsende zeitanteilig abrechnen
• Buchhaltungsdaten für den Steuerberater bereitstellen
• Eigentümerportal mit objekt- und einheitenspezifischen Unterlagen bereitstellen

Ein Eigentümerportal und regelmäßige Reports sind nicht bei jeder Hausverwaltung automatisch Bestandteil der Grundleistung. Bei Inoovion gehören digitale Unterlagen und Eigentümerberichte zur Betreuung, deshalb sind sie hier mit aufgeführt.

Was im Verwaltervertrag stehen sollte

Die genannten Aufgaben zeigen, was eine Mietverwaltung grundsätzlich leisten kann. Für die konkrete Zusammenarbeit zählt aber der Verwaltervertrag. Dort steht, welche Aufgaben die beauftragte Verwaltung wirklich übernimmt.

Für Mietverwaltung gibt es keinen geschlossenen gesetzlichen Aufgabenkatalog, der jede Einzelleistung automatisch vorgibt. Deshalb entscheidet der Vertrag über den konkreten Leistungsumfang.

Die folgende Übersicht ist deshalb keine zweite Aufgabenliste. Sie zeigt, welche Vertragsbereiche Eigentümer prüfen sollten, bevor sie ein Angebot einordnen oder Verwaltungen miteinander vergleichen.

Befugnisse der Verwaltung

Eine Mietverwaltung muss im Alltag handeln können. Dafür braucht sie Vollmachten, Kontozugriffe und Befugnisse, die zum Objekt passen.

Gleichzeitig sollte der Vertrag festlegen, welche Entscheidungen beim Eigentümer bleiben. So bleibt die Verwaltung handlungsfähig, ohne dass größere Maßnahmen oder wirtschaftliche Entscheidungen ungeklärt angestoßen werden.

Übernahme des Mietshauses

Eine Verwaltung kann nur gut starten, wenn sie das Objekt wirklich übernehmen kann. Dafür braucht sie Mietverträge, Kautionsnachweise, Dienstleisterverträge, Abrechnungsunterlagen, offene Themen und technische Informationen.

Fehlt diese Grundlage, beginnt die neue Verwaltung mit Lücken. Dann muss später Arbeit nachgeholt werden, die eigentlich schon zum Start geklärt sein sollte.

Das Angebot sollte deshalb erklären, wie das Onboarding behandelt wird. Ist eine Grundprüfung enthalten? Gibt es eine Pauschale? Werden Papierunterlagen digitalisiert? Ab wann wird die Aufarbeitung alter Unterlagen zur Sonderleistung?

Wie Mietverwaltung wirtschaftlich wirkt

Mietverwaltung beeinflusst auch, wie wirtschaftlich ein Objekt läuft. Das zeigt sich bei großen Schäden und bei wiederkehrenden Themen, die über Monate liegen bleiben.

Relevant sind Mieteinnahmen, Betriebskostenvorauszahlungen, Dienstleisterverträge, Leerstand, Instandhaltung und mögliche Mietanpassungen. Diese Punkte entscheiden mit darüber, ob ein Mietshaus seine wirtschaftliche Aufgabe erfüllt.

Gerade bei Kapitalanlageimmobilien ist das wichtig. Ein kleines Objekt mit vielen Problemen kann mehr Arbeit auslösen als ein größeres Objekt mit wenigen Problemen.

Mieten, Kosten und Leerstand

Eine Mietverwaltung sollte regelmäßig einordnen, ob die wirtschaftliche Entwicklung des Hauses zum Objekt passt. Dazu gehört auch die Frage, ob Mieten, Vorauszahlungen, Kosten und Leerstand noch im Verhältnis stehen.

Bei Mieterhöhungen ist Vorsicht nötig. Eine Erhöhung bis zur ortsüblichen Vergleichsmiete ist nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich. Unter anderem muss die Miete zum Erhöhungszeitpunkt seit 15 Monaten unverändert sein. Rechtsgrundlage ist § 558 BGB.

Eine Verwaltung ersetzt keine rechtliche Prüfung. Sie sollte aber erkennen, wann ein Thema wirtschaftlich relevant wird und wann Eigentümer rechtlichen Rat oder eine bewusste Entscheidung brauchen.

Wenn Sie Mieterhöhungen praktisch prüfen lassen möchten, finden Sie mehr auf unserer Leistungsseite Mieterhöhungen.

Im folgenden Bild sind die drei größten Hebel zusammengefasst, die eine Mietverwaltung bei einem vermieteten Objekt laufend optimieren kann:

Reporting für Eigentümer

Damit diese Punkte im Alltag sichtbar bleiben, braucht der Eigentümer ein verständliches Reporting. Sonst bleiben Mieten, Kosten, offene Maßnahmen und Unterlagen als einzelne Informationen verteilt.

Ein Eigentümerbericht sollte die wichtigsten Objektzahlen, laufende Maßnahmen und offenen Entscheidungen verständlich zusammenfassen. Eigentümer brauchen keine Liste jeder Kleinigkeit, sondern eine Einordnung, was ihr Objekt betrifft.

Wie so ein Bericht aussehen kann, zeigt unser Eigentümerbericht. Unsere Eigentümer erhalten einen solchen Bericht monatlich.

Darüber hinaus sollte Reporting zeigen, ob laufende Informationspflichten im Objekt vorbereitet sind. Bei Heizkosten betrifft das zum Beispiel unterjährige Verbrauchsinformationen. Wenn fernablesbare Ausstattung vorhanden ist, müssen Nutzer regelmäßig über ihren Verbrauch informiert werden. Für Eigentümer ist deshalb wichtig, früh zu sehen, ob Technik, Dienstleister und Datenwege dafür funktionieren. Rechtsgrundlage ist die HeizkostenV.

Welche Aufgaben zusätzlich beauftragt werden können

Nicht jede Aufgabe rund um ein Mietshaus gehört automatisch zur laufenden Grundverwaltung. Deshalb sollte der Verwaltervertrag zwischen Grundleistungen und Sonderleistungen unterscheiden.

Die folgenden Punkte sind oft keine neuen Themen, sondern Aufgaben aus dem Verwaltungsalltag, die je nach Vertrag gesondert beauftragt oder abgerechnet werden können:

• Wohnungsabnahmen und Wohnungsübergaben
• größere Instandsetzungen oder Modernisierungen
• Versicherungsschäden
• gerichtliche Auseinandersetzungen
• behördliche Auskunftspflichten
• Aufarbeitung alter Buchhaltung
• besondere technische Prüfpflichten
• Termine außerhalb der Bürozeiten

Bei Inoovion werden solche Aufgaben je nach Vertrag teilweise gesondert vergütet. Andere Hausverwaltungen regeln Zusatzleistungen anders oder übernehmen bestimmte Aufgaben gar nicht. Für den Vergleich zählt deshalb neben dem Grundhonorar vor allem der konkrete Leistungsumfang. Wie sich Grundhonorar und Zusatzkosten preislich einordnen lassen, erklären wir im Artikel Hausverwaltung Kosten.

Fazit

Mietverwaltung ist dann hilfreich, wenn Eigentümer Arbeit abgeben können und trotzdem verstehen, was mit ihrem Objekt passiert.

Der wichtigste Prüfpunkt bleibt der Verwaltervertrag. Dort sollte klar stehen, welche Leistungen enthalten sind und welche zusätzlich beauftragt werden müssen.

Wenn Sie ein vermietetes Mehrfamilienhaus professionell verwalten lassen möchten, finden Sie mehr auf unserer Seite zur Mietverwaltung. Für ein konkretes Objekt können Sie außerdem ein Erstgespräch mit uns vereinbaren.